Сегодня автоматизации бизнеса пользуется большой популярностью в любых сферах. Перенос рутинных, простых задач в специальные сервисы облегчает и ускоряет рабочий процесс. С помощью единой системы можно принимать заказы, отслеживать лиды, прослушивать телефонию, отправлять товары и автоматизировать другие процессы.
Необходимость автоматизации бизнес-процессов
Для автоматизации нужно подобрать систему, поскольку от программного обеспечения зависит удобство ее использования. Задачей автоматизации можно считать ускорение всех процессов, без задействования людей.
Это отличный инструмент для масштабирования бизнеса. Когда компания растет, открываются новые филиалы, объем работы и количество сотрудников также увеличивается. Если ранее вы обрабатывали 30 заказов в день в ручную, это не значит, что сможете справиться с 500 заказами. Также можно сказать и о других процессах, вплоть от оформления заказов до управления закупками.
В случае автоматизации компания сможет ощутить следующие преимущества:
Увеличивается доход. Благодаря использованию системы автоматизации вы сможете обслуживать намного больше клиентов, при этом не нужно увеличивать штат сотрудников. Ежедневные задачи можно организовать с использованием удобной CRM, где участие человека необходимо только в нестандартных ситуациях. Доходы компании начинают расти, а расходы на сотрудников остаются прежними, что позволяет мотивировать персонал, поднимая зарплату за качественную работу.
Экономия времени. Многие задачи, даже мелкие, забирают много времени, поэтому менеджерам приходится выбирать приоритетность процессов. Автоматизация позволяет выделять важные задачи, которые требуют творческого подхода, а остальные процессы выполняются на автомате.
Повышается эффективность бизнес-процессов. Многие задачи требуют точности, но из-за человеческого фактора в них могут быть допущены ошибки. К примеру, при оформлении накладных, лучше автоматизировать лиды с сайта, что позволит заполнить данные, указанные клиентом с максимальной точностью. При оформлении заказа по телефону, сотрудник может перепутать адрес, номер телефона или почтовое отделение, поэтому по его вине отправка будет задержана, и клиент не сможет получить товар в срок.
Улучшение процессов. Некоторые задачи очень сложно выполнять вручную, а иногда даже невозможно. Например, обзвонить 500 участников собрания или конференции, чтобы напомнить им о предстоящем событии. Намного проще запустить СМС-рассылку или разослать письма на электронный адрес с помощью системы.
Сравните, как работает бюджетирование автоматизация, при выставлении счета в интернет-магазине. В компании без автоматизации оформлении происходит по следующему принципу:
прием заявки менеджером;
звонок клиенту для уточнения реквизитов для оплаты заказа;
счет создается в Excel вручную;
отправка счета клиенту;
необходимо уточнить в бухгалтерии пришла ли оплата;
только после получения подтверждения отправляется товар;
При автоматизации процессов, оформление заказа сокращается до 3 пунктов. Клиент оставляет заявку на сайте, получает счет с реквизитами для оплаты на e-mail. После оплаты менеджер получает уведомление и товар уезжает на почту.
Инструменты автоматизации
Для начала можно использовать Excel, поскольку в таблицах удобно описывать процессы, использовать формулы для расчета. Это отличный начальный метод, который используется во многих отделах продаж на начальном этапе развития бизнеса.
Существуют также сложные системы автоматизации, такие как Trello, Jira, Asana. С помощью специального сервиса можно распределять задачами между сотрудниками и подразделениями компании, вести контроль и учет. При постановке задачи можно указать подобное ТЗ, срок сдачи. Заказчик может контролировать процесс выполнения в любое время, открывая карточку задачи, где видны все действия менеджера.
Задачу можно разделить между несколькими сотрудниками и каждый из них получит уведомление. Не нужно звонить или писать каждому члену команды, проверять готовность работы, когда существует удобный сервис.
Для бухучета используют 1С, Delovod, система бюджетного управления и другие современные программы. Специальное ПО написано для управления финансами и складом. Автоматизация позволяет выставлять счета, зарплаты, учитывать налоги и вести документацию.
Для управления рабочим персоналом используют такие системы, как Bamboohr, Hurma. Не нужно приходить к руководителю, каждый раз, когда сотруднику необходим выходной или отпуск. Можно подать заявку в программе. Информация о пропусках и отработанных сменах автоматически передается в отдел бухгалтерии, что позволяет быстрее рассчитать зарплату. Некоторые программы способны вести расчет рабочих часов, делая скриншот экрана, что также передается в финотдел.
Популярные системы управления
Для работы с клиентами используются специальные CRM системы. Интернет-магазины выбирают Bitrix24, AmoCRM, Terrasoft и другие программы для ведения учета отношения с клиентами.
Каждый клиент компании будет иметь свою карточку с контактами и историей заказов. Каждый менеджер имеет своих клиентов, который ведет переговоры и вносит детали в систему CRM. Такой подход позволяет компании не зависеть от штата сотрудников, поэтому если менеджер уйдет, информация о клиентах будет храниться в базе.
ERP-системы отличаются удобством, поскольку могут быть использованы для автоматизации всех процессов. К примеру, SAP отличается гибкостью, но к минусам можно отнести продолжительную настройку. Данную систему часто используют крупные организации. Это очень удобно при синхронизации нескольких процессов. Сегодня комплекс bi sap может использоваться, как для железнодорожных организаций, так и для сельскохозяйственной компании.
ESP-системы помогают осуществлять массовую рассылку. Очень важно информировать своих клиентов о предстоящих акциях, скидках, уникальных предложениях. Это отличный маркетинговый инструмент! Писать письма вручную, верстать, а затем отправлять — достаточно времязатратный процесс. Вы можете создать единый макет через специальный редактор, выбрать список контактов и отправить письмо всей базе.
CMS-системы необходимы для администрирования интернет-магазина. Раньше при добавлении картинки на сайт, приходилось писать код, а сегодня это можно сделать с помощью специальных инструментов. Всего несколько кликов и карточка товара заполнена.
Внедрение автоматизации в бизнес
Процесс внедрения автоматизации в бизнес занимает много времени, поскольку для начала необходимо провести анализ, прописать процессы, а затем их оптимизировать. Только после этого необходимо подобрать систему, которая будет соответствовать вашим запросам. Выбрав программное обеспечение, представить внедрение системы своими силами или привлекая специалиста.
Если вы решили самостоятельно автоматизировать бизнес, нужно создать рабочую группу и прописать пошагово каждую задачу, подобрав для нее конкретный инструмент. Можно привлечь удаленных специалистов, которые помогут решить конкретные задачи.
Преимущества самостоятельной автоматизации — это отсутствие больших финансовых расходов на аутсорсеров. Остается прежняя зарплата у сотрудников. Каждый участник внедрения отлично знает специфику компании. Не прибегая к помощи сторонних специалистов, вы можете сохранить конфиденциальность бизнеса.
Также данный процесс имеет свои недостатки, такие как:
отсутствие опыта у сотрудников в автоматизации;
без дополнительных бонусов нет мотивации быстро закончить процесс;
работники компании не могут качественно совмещать основную работу и внедрение ПО;
нет знаний в данной отрасли, что не позволяет подобрать правильные инструменты.
Поскольку автоматизации предприятия — сложная задача, лучше обратиться за помощью к специалистам. Сегодня каждый руководитель может найти частных консультантов или обратиться в агентство.
Процесс автоматизации должен предусматривать обучение сотрудников компании. Специалист может проводить собрания, созваниваться по видеосвязи с коллективом, чтобы объяснить тонкости работы через специальную программу. Каждый отдел должен понимать, как использовать CRM в своих целях, как ставить задачи, контролировать их выполнение, вести отчет, подавать заявки на отпуск и прочее.
Плюсы и минусы автоматизации с помощью специалистов
Аутсорсеры имеют опыт в автоматизации бизнес-процессов, поскольку работали не с одним проектом, что позволяет избежать типичных ошибок во время внедрения. Конечно, это дополнительные расходы, поскольку специалисту нужно много заплатить, но он замотивирован сдать работу вовремя. Многие компании проводят расчет, только после приема проекта.
Вы можете волноваться о том, что аутсорсер не знает специфику компании, но чтобы получить качественный результат, дайте время специалисту для изучения сферы бизнеса.
Используя дополнительные ресурсы, вам не придется отвлекать сотрудников от основных задач.
При выборе агентства или подборе удаленного специалиста, лучше полагаться на рекомендации, поскольку даже самые позитивные отзывы не могут гарантировать качество работы. Вам должен нравиться наемный сотрудник, пускай вы будете сотрудничать временно, но каждый этап внедрения автоматизации нужно обсуждать.
Некоторые консультанты предлагают свои продукты и системы, имея личную выгоду. Для вас же в приоритете стоит подбор программного обеспечения, которое удовлетворит ваши запросы. Нужно автоматизировать в обязательном порядке внутренние процессы, а остальные моменты можно закрыть силами своего штата сотрудников.
Основные этапы автоматизации
Каждый бизнес имеет свои особенности, поэтому внедрение автоматизации проводится индивидуально. Для начала проводится анализ компании, что позволяет опередить основные цели проекта. Важно правильно подобрать систему, исходя из поставленного ТЗ, а затем ознакомиться с условиями сотрудничества с несколькими подрядчиками. Заказчик может оценить возможности каждого специалиста, стоимость его работы и сроки выполнения проекта.
Выбрав специалиста, остается только заключить договор, обсудив регламент работ, стоимость и длительность.
Внедрение готового решения начинается с самых простых, обыденных процессов, которые предусматривают участие минимального количества людей. Важно выявить недочеты и устранить их, чтобы восстановить корректную работу системы. Постепенно удается внедрить автоматизацию полностью, переходя от простых к сложным бизнес-процессам, связывающим разные подразделения. Важно обучить персонал пользоваться программой, запускать процессы, создавать задачи и принимать их.
Заметив некоторые проблемы в работе системы, вы можете отследить их и постараться улучшить. ПО сохраняет статистику выполненных процессов, что позволяет отслеживаться показатели в режиме реального времени. Благодаря статистике можно анализировать работу, внедрять стратегию улучшения и повышать доходы компании. Также нужно отслеживать все изменения на рынке, оперативно внедряя их в компанию.
Если вы решили масштабировать бизнес, открыть офисы в других городах, автоматизация поможет контролировать все вопросы на расстоянии. Вы можете отслеживать заказы, закупки, остатки товара. Больше не нужно звонить менеджеру, ждать пока он вручную подсчитает количество заказов, отправок, позиций на складе. Руководитель может видеть статистику в программе, которая обновляется в реальном времени.
Некоторые CRM позволяют подключать телефонию, а это отличная возможность вести запись разговоров с клиентами, чтобы улучшать качество сервиса и закрытия сделок